Projet pilote pour l’accueil extrascolaire de type 1

Pour être éligible, un opérateur doit :

• Être agréé AES (y compris en cours de procédure de renouvellement d’agrément).
• Ne pas être subsidié en tant qu’opérateur AES2 (les opérateurs d’accueil mixtes AES1 et AES2 sont exclus).
• Disposer d’un ou de plusieurs lieux qui respectent une offre d’accueil minimale de 680 heures par an ou 480 heures par an si un accueil centralisé existe le mercredi après-midi.
• Avoir complété et validé l'encodage des données concernant le personnel d’encadrement des lieux d’accueil dans Pro.ONE et Mon équipe pour l’année scolaire 2023-2024.

L’objectif de la sélection pour ce projet pilote est de subventionner un groupe d’opérateurs d’accueil aussi diversifié et représentatif de la réalité de terrain que possible. Ceci dans le but d’avoir un panel représentatif. Pour cela, il sera tenu compte des critères suivants :

• La taille de l'opérateur (nombre de présences et de lieux).
• Le type de structure (privée ou publique) ;
• La répartition géographique (rural ou urbain) ;
• L'existence ou non d'un responsable de projet qualifié avec un temps de travail spécifiquement dédié à cette fonction avant le subside.

En cas d'égalité, l’opérateur avec la participation financière des parents (PFP) la plus basse sera privilégié.

Les candidatures pour l’action 1 sont ouvertes du lundi 10 mars au vendredi 4 avril 2025. Vous pouvez soumettre votre candidature sur le portail Pro.ONE dans l’onglet Accueil extrascolaire / Subvention responsable de projet.

Phase 1 : Lancement

L'annonce du subside a eu lieu le 21.02.2025 ; les candidatures sont ouvertes du 10 mars au 4 avril 2025.

Phase 2 : Analyse et sélection

La sélection des opérateurs se fera dans le courant du mois d’avril 2025.  L’annonce des opérateurs retenus sera faite fin avril.

Phase 3 : Paiements

Après avoir complété son dossier (contrat de travail, fiches de salaire, …) entre le 22 avril et le mardi 30 septembre 2025, le traitement des avances pour l’années 2025 est prévu entre le 12 mai et le 30 septembre 2025 au plus tard.

Les 2 actions ne sont pas cumulables. Les opérateurs sélectionnés pour l’action 1 ne pourront pas accéder au subside de l’action 2.

Les opérateurs peuvent se regrouper en partenariat pour poser leur candidature (option mutualisation). Un modèle de convention est disponible via le formulaire de candidature. Le temps de travail du responsable de projet serait alors réparti sur les différents lieux d’accueil. La mutualisation vise à faciliter l’accès au projet aux plus petits opérateurs.

Les opérateurs AES2 n’ont pas accès à l’action 1 (subside des responsables de projet).

Les opérateurs AES2 qui gèrent aussi des lieux subventionnés AES1 peuvent poser leur candidature pour l’action 2 (subside accessibilité formation), uniquement pour les lieux AES1.

Si votre candidature n’est pas retenue pour l’action 1 du projet pilote en avril 2025, vous pouvez introduire votre candidature pour l’action 2 "Accessibilité formation". Les candidatures de l’action 2 s’ouvrent le 5 mai 2025.

Le subside est déterminé en fonction du nombre de présences subsidiées en AES1 pour l’année 2023-2024. Cela correspond aux présences enregistrées durant le troisième et le quatrième trimestre 2023 ainsi que le premier et le deuxième trimestre 2024, dans les lieux respectant les conditions minimales d’heures d’ouverture.

Le temps de travail attribué varie selon le nombre de présences subsidiées :

• Moins de 7 700 présences : 0,25 ETP
• Entre 7 700 et 30 799 présences : 0,5 ETP
• À partir de 30 800 présences : 1 ETP

Le montant final du subside est ensuite calculé sur base de l’ancienneté du responsable de projet, au prorata du temps de travail effectif.

Montants annuels du subside pour un temps plein (1 ETP) selon l’ancienneté :

• 0 an : 54 740,30 €
• 1 an : 56 323,46 €
• 2 ans : 56 534,88 €
• 3 ou 4 ans : 59 157,34 €
• 5 ou 6 ans : 60 901,18 €
• 7 ans ou plus : 67 765,36 €

Exemple pratique :

Un opérateur gère trois lieux :

• Lieu A, ouvert 700 heures par an, avec 5 600 présences subsidiées lors de l’exercice 2023-2024
• Lieu B, ouvert 680 heures par an, avec 8 300 présences subsidiées lors de l’exercice 2023-2024
• Lieu C, ouvert 400 heures par an, avec 6 000 présences subsidiées lors de l’exercice 2023-2024

Seuls les lieux A et B respectent les conditions minimales d’heures d’ouverture. Le nombre total de présences prises en compte est donc de 13 900 présences (5 600 + 8 300).  Si l’opérateur obtient le subside, celui-ci correspondra donc à 0,5 ETP.

Grâce à ce subside, l’opérateur engage un responsable de projet (RP) qualifié, ayant 6 ans d’expérience, à partir de début juillet. Lors de la justification du subside de 2025, l’opérateur pourra justifier la présence d’un RP à mi-temps de juillet à décembre 2025.

Le montant total disponible sera donc calculé comme suit :

60 901,18 € x 0,5 ETP x (6 mois / 12) = 15 225,30 €

Ce montant devra être justifié par le salaire du ou de la responsable de projet avant que le solde ne soit débloqué, au cours du premier trimestre 2026.

Nous vous invitons à prendre connaissance du document Que fait le ou la responsable de projet (PDF) qui contient toutes les informations utiles.

Les heures d’ouverture annuelles sont calculées sur base de l’horaire encodé dans Pro.ONE pour l’année 2024-2025.

Les périodes scolaires couvrent 37 semaines sur l'année. Le nombre d’heures d’ouverture hebdomadaire est donc multiplié par 37 pour obtenir le total annuel, calculé séparément pour chaque lieu.

Seuls les lieux respectant les seuils d’heures d’ouverture sont pris en compte pour le subside.

Cela dépend de vos autres lieux.

Vous pouvez postuler si :

• Au moins un de vos lieux est ouvert plus de 680 heures par an
• Ou plus de 480 heures par an, avec un accueil centralisé le mercredi après-midi

Seuls les lieux respectant ces conditions seront pris en compte dans le calcul du subside. L’existence d’autres lieux ouverts moins longtemps ne vous pénalise pas.

L’objectif du projet pilote dans cette situation est d’utiliser le montant du subside destiné au responsable de projet (RP) afin de proposer un contrat plus stable au personnel encadrant (CDD ou CDI).

Le temps de travail du RP peut également être augmenté en fonction des besoins rencontrés par l’opérateur.

Ce projet se base sur les présences encodées pour l’année 2023-2024. Les présences de l’année 2024-2025 n’ont donc aucune incidence sur le montant du subside.

Oui, il faut toujours indiquer l'existence d'un accueil centralisé, surtout si vous n’atteignez pas le total de 680 heures d’accueil et si vous dépassez les 480 heures.

Non, la mutualisation n’est ni un critère de sélection, ni un facteur favorisant la sélection du projet.

Oui. Le subside permettra de subventionner le salaire de la personne nouvellement engagée.

Non, chaque opérateur peut faire la demande indépendamment. Au sein d’une commune, certains opérateurs peuvent poser leur candidature et d’autres pas. Certains peuvent obtenir le subside et alors que d’autres ne l’obtiendront pas.

Vous pouvez faire une demande commune à travers une convention de mutualisation, mais vous n’y êtes pas obligé.