FAQ : Portail pro.one

Les crèches subventionnées uniquement

Ne sont pas (encore) concernés :

• Les Services d’accueil d’enfants

• Les MCAE

• Les prégardiennats

• Les milieux d’accueil en cours de transformation (la procédure d’octroi aux subsides n’est pas encore finalisée)

• …

Les demandes de subsides papier ne seront plus acceptées à partir du 1^er janvier 2022.

Ainsi, les données du 4^e trimestre 2021 devront être encodées en ligne exclusivement à partir du 1er janvier 2022.

Vous disposez de 3 mois pour introduire votre demande de subsides complète.

Exemple : l’échéance d’introduction pour les données du 3^e trimestre 2021 est le 31 décembre 2021 (sans préjudice des dérogations pour circonstances particulières toujours possible comme aujourd’hui).

La demande de subsides complète consiste en 3 modules.

• Module présences d’enfants ;
• Module consultations médicales ;
• Module rapport d’activité.

Il n’y a plus de fiche trimestrielle.

Les modules « présences d’enfant » et « consultations médicales » sont à compléter par mois. Si vous le souhaitez, afin d’éviter une charge de travail trop importante à la fin du trimestre, nous vous invitons à compléter les données de ces modules au fur et à mesure du trimestre. Veillez à sélectionnez le mois utile pour lequel vous voulez encoder des données.

Pour soumettre une demande de subsides, il faut :

• Etre connecté de manière forte via une connexion it’s me ou un lecteur de carte d’identité ;
• Dans le module Mon Equipe, avoir ses données à jour pour le trimestre à introduire et avoir validé le lieu pour lequel vous souhaitez introduire la demande ;
• Avoir compléter tous les champs obligatoires

Pour les rectifications postérieures des données déjà soumises via pro.one, la procédure reste la même que celle existante pour la soumission en papier.

Vous pouvez donc transmettre à votre gestionnaire de subsides les modifications et/ou justificatifs par mail (de préférence) ou par courrier. Le gestionnaire procèdera aux modifications utiles lors du traitement de la demande de subsides.

Comme pour les demandes de subsides papier vous ne recevez pas d’accusé de réception de l’ONE.

Toutefois, sur le portail, vous trouvez au moment de la soumission un message vous indiquant que votre demande à bien été soumise (exemple : "Soumis le 30/09/2021 20:10:54 par Nom d'utilisateur). Ultérieurement, le message reste présent.

Par ailleurs, à tout moment, vous pouvez télécharger votre demande introduite via le bouton "Télécharger ma demande".

Afin de traiter au mieux votre demande de subsides rédigée en ligne, vous devez joindre les documents suivants :

Dans MON EQUIPE :

• en cas de nouvel engagement destiné à la subvention via Mon Equipe, vous devez joindre :

• le diplôme ;
• le contrat ;
• les éventuelles attestations d’employeurs précédents. Ces attestations sont indispensables pour le calcul de l’ancienneté subsides définie à l’entrée.

• les certificats médicaux du personnel lorsque ceux-ci couvrent une période d’absence excédant 5 jours continus.
• dans le cadre de l’évolution de la carrière d’un agent au sein d’un milieu d’accueil dépendant du pouvoir organisateur, les éventuels contrats ultérieurs (ou  délibérations communales) relatifs à de nouvelles dispositions (pause-carrière, crédit-temps, congé de maternité, etc...)

Dans le RAPPORT D’ACTIVITE à la rubrique Pièces jointes

• pour le personnel ACS (Région bruxelloise) : le montant des primes perçues pour chaque personne (document Actiris) ;
• la facture acquittée relative à l’achat de matériel éventuel (ex :un frigo destiné à la conservation de vaccins)

• les certificats médicaux des enfants ;
• les certificats médicaux du personnel n’excédant pas 5 jours d’absences continus ;
• les formulaires 101 relatifs aux montants perçus par le médecin dans le cadre des   consultations exercées au sein du Milieu d’Accueil (honoraires et frais de déplacement) ; 
• les formulaires 101 relatifs aux frais de déplacement du personnel PMS.

Le salaire brut mensuel à renseigner dans le rapport d’activité est le salaire brut réellement perçu/versé pour chaque mois du trimestre.

Le salaire brut réellement perçu/versé au prorata temps de prestation.

Le salaire brut relatif à la totalité des contrats. 

Il ne s’agit donc PAS du forfait mensuel.

On ne demande pas les allocations de prime de fin d’année et de pécule de vacances.

Les présences effectives, les absences imprévues justifiées et les absences imprévues injustifiées doivent être encodées dans le module présence d’enfants.

Les absences prévues ne sont pas à encoder.

Les champs renseignés par un encadré rouge ou surligné de jaune sont des erreurs à corriger.

Elles sont habituellement dues à :

• un champ vide ;
• une date de naissance dans le futur ;
• un nombre total de jours d'absence et de présence égale à zéro ou supérieur au nombre de jour dans le mois ;
• un taux de PFP qui n’est pas repris dans le barème de l’année en cours

La colonne motif PFP non conforme, vous permet de justifier un montant PFP qui ne correspond pas à un montant du barème de l’année en cours.

La liste des motifs :

• Enquête sociale ;
• Familiarisation ;
• Barème année antérieurs ;
• Covid-19 ;
• Autre.