FAQ : Mon équipe

• Le personnel de direction, d’encadrement, PMS quel que soit leur statut (employé, indépendant…).
   
• Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier).
  • Par exemple, un personnel administratif qui prend les inscriptions par téléphone pour l’accueil petite enfance, et aussi les renseignements pour l’école maternelle. Son contrat (temps de travail, salaire, dates…) ne fait pas la distinction entre ses différents rôles. Dans ce cas, on vous demande d’encoder son contrat ‘global’ dans la partie contrat, et dans la fonction du secteur lié à l’ONE, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. Si vous estimez que le temps consacré au(x) secteur(s) liés à l’ONE n’est pas significatif, vous ne devez pas encoder la personne.
     
• Le personnel logistique (par exemple, en cuisine) qui serait employé par un autre organisme (par exemple, la commune) mais qui effectue une fonction au sein du milieu d’accueil.
   
• Les stagiaires : actuellement, vous ne devez pas encoder les stagiaires (sauf si ils ou elles comptent dans le personnel d'encadrement). Cependant, comme précisé dans le Flash Accueil : accueillir des stagiaires :

  "Tout milieu d’accueil qui accueille un stagiaire doit veiller à réclamer les documents administratifs utiles et ce, quelle que soit la durée de stage.
  Le responsable du milieu d’accueil devra en outre compléter et signer une convention (ou contrat) de stage, stipulant les modalités pratiques du stage (horaires, liste des tâches …).
  Voici la liste des pièces administratives réglementaires :

  • la preuve de l’immunité contre la rubéole: L’ONE suggère que le certificat original soit conservé par l’école et qu’une copie soit remise dans chaque milieu d’accueil fréquenté par le stagiaire durant l’année scolaire ;

  • l’extrait de casier judiciaire: l’original peut être conservé par l’école qui remet une copie à chaque milieu d’accueil fréquenté par le stagiaire durant l’année scolaire ;

  • le certificat de santé physique et psychique doit être renouvelé annuellement et réalisé soit par la médecine du travail, soit par le médecin traitant. Le responsable du milieu d’accueil doit s’assurer, avant d’accueillir le stagiaire et quelle que soit la durée du stage, que ce certificat, fourni par le stagiaire ou par l’école, soit complet et récent."

• Les autres personnes en contact régulier avec les enfants (exemple : “mamie conteuse”).
   
• Il ne faut pas encoder :
  • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont “autres personnes en contact régulier avec les enfants”)
  • Un ‘Saint Nicolas’ qui viendrait une fois par an.

Il faut encoder aussi bien les titulaires de postes que les remplaçants.

La fonctionnalité “copier le contrat” vous permet de dupliquer toutes les données d’un contrat (sauf les dates) pour facilement encoder les personnes avec plusieurs CDD qui se suivent ou pour lesquelles un avenant au contrat est fait.

• Via le portail PRO : les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou via le login & le mot de passe)
• À l’ONE:
  • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
  • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées.
  • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

• Au niveau des statistiques globales, anonymisées et non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
  • l’ONE ; 
  • Les politiques ; 
  • Les fédérations et représentants des travailleurs ; 
  • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

• La situation de l’ensemble de l’année 2021 doit être encodée et validée pour le 31 mai 2022.
• Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
• Pour les MA subventionnés par l’ONE, l’encodage trimestriel remplace la validation annuelle.

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, en pdf, en excel, etc. A terme, vous serez amenés à n'encoder qu'une seule fois des données qui seront traitées par différents services.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand.

• Le personnel d’encadrement (accueillant.e.s) sous statut salarié : les personnes sont déjà encodées, veuillez compléter leur fiches. Si vous constatez qu’il manque une personne, veuillez contacter monequipe(at)one.be (et ne pas l’encoder comme nouvelle personne dans le portail)
• Le personnel PMS ou de direction du service
• Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier)
• Les autres personnes en contact régulier avec les enfants (exemple: “mamie conteuse”, ou membres du ménage si la structure d’accueil est dans le domicile)
• Il ne faut pas encoder:
  • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont “autres personnes en contact régulier avec les enfants”).
  • Un "Saint Nicolas" qui viendrait une fois par an.

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le Service, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit :

• Si la personne a un contrat spécifique pour le service, encodez ce contrat.
• Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles, on vous demande d’encoder son contrat "global", et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. 

Il faut encoder aussi bien les titulaires de postes que les remplaçant.e.s.

• Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
• À l’ONE:
  • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
  • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées
  • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

• Au niveau des statistiques globales, anonymisées et non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
  • l’ONE ;
  • Les politiques ;
  • Les fédérations et représentants des travailleurs ;
  • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

• La situation de l’ensemble de l’année 2021 doit être encodée et validée pour le 31 mai 2022.
• Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, en pdf, en excel, etc.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand.

• Le personnel d’encadrement  
• Le personnel PMS ou de direction du service
• Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier)
• Les autres personnes en contact régulier avec les enfants
• Il ne faut pas encoder:
  • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont "autres personnes en contact régulier avec les enfants").
  • Un "Saint Nicolas" qui viendrait une fois par an.

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le Service, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit:

• Si la personne a un contrat spécifique pour le service, encodez ce contrat.
• Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles, alors on vous demande d’encoder son contrat ‘global’, et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. 

Il faut encoder aussi bien les titulaires de postes que les remplaçant.e.s.

• Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
• À l’ONE:
  • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
  • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées
  • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

• Au niveau des statistiques globales, anonymisées et non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
  • l’ONE ;
  • les politiques ;
  • les fédérations et représentants des travailleurs ;
  • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

•  La situation de l’ensemble de l’année 2021 doit être encodée et validée pour le 31 mai 2022.
• Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
• Pour les personnes subventionnées par l’ONE, nous vous préciserons la fréquence d’encodage requise pour la demande de subside, une fois le reste du processus digitalisé.

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, en pdf, en excel, etc.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand.

Tous les membres de l’équipe, quel que soit leur statut d’emploi. Nous vous demandons d’encoder les médecins indépendants.

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le service PSE, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit :

• Si la personne a un contrat spécifique pour le service PSE, encodez ce contrat.
• Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles pour la PSE et autres, on vous demande d’encoder son contrat ‘global’, et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation.  Ce cas devrait être assez rare, n’hésitez pas à utiliser le champs ‘commentaire’ pour donner une explication.

Il faut encoder aussi bien les titulaires de postes que les remplaçant.e.s.

• Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
• À l’ONE :
  • Les agents du département accompagnement travaillant pour le secteur des PSE
  • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

• Au niveau des statistiques globales, anonymisées et  non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
  • l’ONE ;
  • les politiques ;
  • les fédérations et représentants des travailleurs ;
  • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

• La situation de l’ensemble de l’année 2021 doit être encodée et validée pour le 31 mai 2022.
• Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
• Au moment de l’envoi de votre rapport d’activité annuel, veuillez-vous assurer que l’encodage dans mon équipe est à jour pour la période du rapport d’activité, afin que celui-ci remplace les informations du personnel qui étaient jusqu’à présent requises dans les rapports d’activités.   

D’une part, les données encodées serviront de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand.

D'autre part, les données encodées serviront comme "annexe" aux rapports d’activités, afin de ne pas vous demander ces informations une seconde fois sous différents formats.

Non, vous ne devez plus les encoder dans le cadastre SICE.

Les données encodées serviront de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand. 

Pour le 31 mai, nous vous demandons d’encoder et de valider l’ensemble des données de l’année 2021.

La validation d’un lieu permet au système de savoir que l’encodage est finalisé pour ce lieu pour la période précisée. Ainsi, on peut le prendre en compte dans les statistiques (nombre de personnes travaillant dans le secteur, ancienneté moyenne, etc). 

Recueillez le numéro de registre national de la personne (pour les résidents Belges) et certains documents en fonction du type de fonction et de contrat de la personne. 

Cliquez sur « Nouvelle personne ».

Le voyant "données incomplètes" apparaît dès qu’une information manque.

Lorsqu’il manque des données, les champs apparaissent : 

En rouge : les données sont obligatoires, on ne peut pas sauvegarder (le secteur, le type de contrat/lien avec le PO, la fonction et le lieu). 

En orange : on peut sauvegarder, mais on ne peut pas valider l’encodage d’un lieu tant que ce n’est pas complété.  

!!! Les dates des documents ainsi que la fonction dans la CP (pour les PO privés) ne font pas partie de la validation du lieu. Vous pouvez valider un lieu même si "données incomplètes" s'affiche à cause d'une date de document manquante ou expirée, et revenir sur Mon équipe pour les compléter lorsque vous aurez l'information.

• Via le helpdesk (bouton ‘aide’ situé en haut à droite de l’écran lorsque vous êtes connectés sur Mon équipe) ; 
• via des vidéos-tutoriels présentes sur la plateforme à côté des champs concernés ;
• Via l’aide contextuelle prévue sur la plateforme ;
• Via les points d’info-bulles présents dans la plateforme (il vous suffit de cliquer sur le sigle ‘i’ pour que le texte apparaisse).

Vous avez dès lors deux possibilités :

1. Attendre que la procédure d'octroi du droit aux subsides soit finalisée pour la fusion de vos milieux d'accueil avant d'encoder votre cadastre dans le portail Mon Equipe ; 
2. Encoder les membres de votre personnel comme si la fusion était déjà effective, uniquement dans le milieu d'accueil qui absorbe l'autre.

Pour les résidents belges, le numéro de registre national est demandé. Veuillez vérifier que vous encodez le numéro NISS (ou BISS) et le nom de famille avec la bonne orthographe. En cas de message d’erreur bloquante, veuillez contacter le helpdesk, c’est probablement que la personne existe déjà dans notre base de données, mais que le nom de famille avait été encodé avec une erreur.

Elle est déduite du numéro NISS (pour les résidents belges). Il arrive que le numéro de registre national ne comprenne pas cette information, veuillez dans ce cas indiquer/corriger la date de naissance.  

Vous pouvez créer un contrat pour une fonction, puis copier ce contrat et indiquer l’autre fonction (dans le cas où la personne a effectivement signé deux contrats). Il y a deux exceptions à cette méthode:

• Deux fonctions, mais un seul contrat et un seul salaire : vous pouvez n’indiquer qu’un seul contrat, et créer deux fonctions au sein de ce contrat (si le temps de travail entre les deux fonctions n’est pas spécifié, vous pouvez faire une approximation. Attention, le total en ETP des différentes fonctions cumulées doit faire maximum 1 ETP dans le cas d’un temps plein).
• Un ou une PMS subventionnée par l'ONE, qui endosse également la responsabilité de directeur ou directrice. Il faut indiquer tout son temps de travail comme PMS, et 0% comme directeur.rice (au sein du même contrat). Nous comprenons qu’en pratique, la personne travaille plus que 0% comme directeur ou directrice, mais tant que ce poste n’est pas subventionné, il ne faut pas diminuer le temps de travail de la fonction PMS pour pouvoir le comptabiliser. 

Pour faire un avenant à un contrat, veuillez :

1. Mettre une date de fin au contrat en cours (date du jour avant l’entrée en vigueur de l’avenant) ;
2. Cliquer sur "copier" le contrat ;
3. Dans les dates, indiquer la date d’entrée en vigueur de l’avenant ;
4. Modifier les champs nécessaires (par exemple, le temps de travail du contrat si la personne passe d’un mi-temps à un temps plein, et mettre la pièce jointe de l’avenant si la personne est subventionnée par l’ONE).

Par exemple, vous êtes une ASBL, et vous bénéficiez de l’aide du personnel logistique de la commune pour le nettoyage du bâtiment.  

S'il y a de nombreux travailleurs dans ce cas, il est acceptable de n’encoder qu'une seule personne (et de cumuler le temps de travail de chacun.e). L’important, c’est que l’aide logistique soit prise en compte (pour les statistiques), en limitant, autant que possible, la lourdeur de l’encodage.

L’équivalent temps plein (ETP) est calculé automatiquement sur base des heures de travail de la personne et de la référence temps plein du PO. Quelqu’un qui travaille à temps plein aura 1 ET. Un mi-temps aura 0,5 ETP.

Nous vous demandons d’inscrire une moyenne (par semaine).

Nous demandons d’indiquer la référence du temps plein pour votre PO. Par défaut elle est mise à 38h. Si vous la modifiez à 36h ou 40h par exemple, le système retiendra ce choix et l’indiquera par défaut pour les prochaines créations de contrats et liens avec le PO. Vous pourrez à nouveau modifier cette donnée au besoin.

Si vous souhaitez modifier la référence temps plein pour tous vos collaborateurs, veuillez contacter le helpdesk.

Par exemple: une "mamie conteuse" : il s’agit en fait d’une volontaire (personnel d’encadrement).

Veuillez indiquer la date du début de la relation. Si cette personne met fin à son implication dans la structure, veuillez indiquer une date de fin. Ainsi, on ne vous demandera plus de mettre à jour les dates des documents à garder à disposition de l’ONE.  

Autre exemple: un membre du ménage (qui peut être en contact avec les enfants, et pour lequel le PO doit se procurer un extrait de casier judiciaire et d’autres documents): 

• Pour un SAE : vous pouvez les indiquer dans la fiche de l’accueillant.e (bouton "ajouter un membre du ménage") puis sélectionner "autre personne en contact régulier avec les enfants" ;
• Pour les autres structures : vous pouvez directement l’encoder comme "autre personne en contact régulier avec les enfants".

Veuillez indiquer l’ancienneté pécuniaire que vous reconnaissez à l’employé. Si vous engagez une personne le 1er mars 2022, et que vous lui reconnaissez au préalable 6 ans d'ancienneté, vous encodez la date du 01/03/2022, puis 6 années et 0 mois.

Par défaut, le temps de travail est repris dans la fonction. Il est modifiable dans les cas suivants: 

• La personne a un contrat avec le PO qui couvre plusieurs secteurs (par exemple : personnel administratif qui travaille sur l’accueil petite enfance et sur l’enseignement maternel). La personne est à temps plein pour le PO (son contrat et son salaire correspondent à ce temps plein). Dans ce cas, il faut modifier le temps de travail de la fonction pour y mettre le temps consacré au secteur de la petite enfance (si ce n’est pas fixe, on peut mettre une approximation).
• Deux fonctions, mais un seul contrat et un seul salaire : vous pouvez n’indiquer qu’un seul contrat, et créer deux fonctions au sein de ce contrat (si le temps de travail entre les deux fonctions n’est pas spécifié, vous pouvez faire une approximation. Attention, le total en ETP des différentes fonctions cumulées doit faire maximum 1 ETP dans le cas d’un temps plein).
• Un ou une PMS subventionnée par l'ONE, qui endosse également la responsabilité de directeur ou directrice. Il faut indiquer tout son temps de travail comme PMS, et 0% comme directeur ou directrice (au sein du même contrat). Nous comprenons qu’en pratique, la personne travaille plus que 0% comme directeur ou directrice, mais tant que ce poste n’est pas subventionné, il ne faut pas diminuer le temps de travail de la fonction PMS pour pouvoir le comptabiliser. 

Veuillez cocher cette case si vous êtes susceptibles de demander cette personne en subvention dans le cadre de la demande de subsides en ligne. Cocher cette case fait apparaître des champs supplémentaires nécessaires pour traiter la demande de subsides en ligne (pièces jointes du contrat, du diplôme, des documents anciens employeurs, des justificatifs liés aux absences).

Les APE programmation concernent le cas de figure suivant : la crèche a été ouverte (ou a ouvert des places supplémentaires) via une programmation financée en partie par l'ONE et en partie par la région wallonne (via des points APE).

Si vous avez d’autres sources de financements à l’emploi que ceux indiqués, vous ne devez pas les indiquer. L’ONE considère alors le financement comme "fonds propres". Vous pouvez également indiquer le financement en commentaire.  

Exception : le fonds de solidarité 1 a été assimilé à de l’APE/ACS. Vous pouvez l’indiquer ainsi (avec fonds 1 en commentaire).

Si le document a déjà été transféré à l'ONE sous format papier, vous ne devez pas l’uploader.

Pour les personnes statutaires, nous demandons une délibération communale qui reprendra l'information relative à la nomination de cette personne.

Toutes les personnes ayant atteint l’âge de 18 ans et appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

Tous les cinq ans.

Toutes les personnes de plus de 15 ans appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

Le certificat doit être renouvelé annuellement.

Oui, à condition qu’il soit bien signé par un médecin.

Avec le confinement, certaines visites de la médecine du travail ont été annulées. Dans ce cas, vous pouvez cocher la case "étendre le délai de renouvellement (circonstances exceptionnelles covid)" qui étendra le délai à un an supplémentaire. Nous vous recommandons d'en discuter avec votre coordinateur.trice accueil. En effet, la réglementation ONE demande bien un certificat médical annuel. Si la médecine du travail ne passe qu’un an sur deux, il faudra que le personnel en contact avec les enfants aille voir leur médecin traitant l’autre année. 

Non. Les documents ne font pas partie des données nécessaires pour la validation du lieu. La personne absente apparaît donc avec "données incomplètes" mais ce n’est pas bloquant. Si vous désirez faire disparaître le voyant "données incomplètes" pour les personnes absentes de longue durée, vous pouvez cocher la case "la personne n'est pas en contact régulier avec les enfants".

Toute personne de sexe féminin ayant entre 15 et 50 ans appelée à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

La preuve d’immunité doit être fournie une seule fois, lors de l’entrée en fonction dans le milieu d’accueil.

Nous vous demandons de signaler les absences qui durent 1 mois ou plus. (Exception : pour le personnel subventionné par l’ONE de l’accueil petite enfance collectif: toutes les absences sont demandées (sauf les congés annuels), même lorsqu'elles ne durent qu'une demi-journée.Vous devez joindre les justificatifs d’absence pour toutes les absences, sauf pour les maladies de moins de 30 jours). Vous ne devez pas encoder les congés annuels. Pour encoder une absence, allez dans l’onglet ‘absences’ et cliquez sur ‘ajouter une absence’.

o   Exemple 1 : Ron s’est cassé la jambe pendant un match de quidditch. Il ne pourra pas revenir travailler pendant 2 mois. Vous encodez son absence (date de début et date de fin présumée (qui peut être modifiée si besoin), et la raison de l’absence.
 

o   Exemple 2 : Gini est enceinte, elle est écartée de sa fonction de personnel d’encadrement. Elle preste également une fonction administrative, qu’elle peut continuer à exercer. 

Vous encodez la date de début de son absence, et la date de fin présumée (date de l’accouchement) et le motif ("maladie"). 

Comme l’absence ne couvre pas tout le temps de travail, vous cochez la case ‘va quand même prester partiellement’. Les contrats actifs de Gini apparaissent. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez indiquer, en cliquant sur la flèche tout à droite de la ligne du contrat, le temps de travail que Gini continue à prester. 

Lorsque le congé de maternité de Gini commence, vous pouvez créer une nouvelle absence, dans cette catégorie, impactant cette fois-ci à 100% toutes ses fonctions (ce qui se fait par défaut, vous ne devez juste pas cocher la case ‘preste partiellement’.

Non, il n’est pas prévu qu’un subside spécifique soit octroyé aux PO afin de compléter mon équipe.