Secrétaire (F/H/X) réf. : 2024-124

Saint-Gilles

La Direction Santé de l’ONE offre un appui scientifique en médecine préventive à toutes les instances de l'ONE et à l'ensemble de son public-cible. En collaboration avec les Collèges médicaux, elle élabore, met en œuvre et évalue des programmes de santé relatifs à la protection de la santé pré-péri et post natale développés dans ses consultations préventives.

La Direction Santé est également la référence scientifique en matière de promotion de la santé dans les milieux d'accueil et dans les écoles.

Plus spécifiquement, le Pôle PSE (Promotion de la santé à l’école) de la Direction Santé accompagne le secteur PSE dans la qualité du service offert au public notamment par l’élaboration de guidelines, l’accompagnement du projet de service, l’analyse de l’activité et des besoins, la collecte et la diffusion d’informations utiles au secteur, la réalisation de projets.

Fonction

En tant que secrétaire, vous êtes responsable, à mi-temps, de l’organisation et de la gestion administrative des réunions des conseillers médicaux en Promotion de la Santé à l’Ecole (PSE) de l’ONE et de l’activité du responsable du Pôle PSE de la direction santé, ainsi que de la prise en charge du support logistique de l’activité de la direction santé-pôle PSE.

Vous assurez le suivi de certains dossiers spécifiques en fonction de votre expérience professionnelle et de vos connaissances particulières.

Vous centralisez et mettez à disposition de l’ensemble de la direction l’information et les documents relatifs à la réalisation des missions et des décisions prises pendant les réunions des conseillers médicaux en PSE ainsi que les informations et les documents relatifs au travail médical.

Vous êtes également chargé, à mi-temps, de la gestion quotidienne du Pôle Secrétariat de la Direction Santé.

• Organiser des réunions et la journée de formation des professionnels de la PSE (réservation de salles, liste des présences, convocations, accueil…) et assurer le suivi des décisions prises
• Réaliser et dactylographier les PV de réunion, notes internes, documents divers…
• Organiser l’agenda du responsable du Pôle PSE
• Recevoir les demandes internes et externes en lien avec les aspects médicaux, scientifiques et de la promotion de la santé et les transmettre aux personnes adéquates
• Recevoir et traiter les demandes logistiques des conseillers médicaux et conseillers en santé publique
• Participer à la réalisation matérielle de guides médicaux tels que prévus en collaboration avec le Collège des Pédiatres et les conseillers médicaux en PSE
• Collaborer à la rédaction du cahier des charges pour l’achat de matériel médical avec la cellule des marchés publics
• Participer aux activités générales du Pôle Secrétariat de la Direction Santé en fonction des besoins.
• Accueillir et orienter les visiteurs, traiter les appels téléphoniques ou les relayer
• Remplacer ses collègues en cas d’absence ou de nécessité et relayer au retour l’information qui les concerne

Profil recherché

• Vous disposez d’un bachelier
• Vous justifiez d’une expérience professionnelle de minimum 1 an dans le domaine du secrétariat
• Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles (prise de notes, rédaction de PV…) et d’une orthographe irréprochable
• Vous communiquez clairement et avec assertivité
• Vous êtes une personne collaborante et flexible : la fonction s’inscrit dans une étroite collaboration avec les membres de la Direction Santé, de la Direction Promotion de la Santé à l’Ecole, des Conseillers médicaux PSE. Elle requiert également une présence aux réunions des Conseillers médicaux PSE et à certaines autres réunions organisées par le pôle PSE de la Direction Santé
• Vous êtes organisé(e), structuré(e) et êtes capable de prioriser vos tâches
• Vous travaillez de manière autonome et proactive, vous prenez des initiatives
• Vous agissez de manière orientée service et mettez tout en œuvre pour répondre aux besoins des collaborateurs
• Vous utilisez aisément la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …)

Offre

• 2.778,16 € bruts mensuels à l’indice actuel & 1 année d’ancienneté) - Echelle barémique 250/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d’année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu’à 10 jours par mois ;
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions).

Postuler

La sélection se déroulera en 2 phases :

1. Épreuve écrite le 09/12/2024;
2. Entretien de sélection portant sur la motivation et les compétences humaines et techniques le 19/12/2024.

Sur base du nombre de candidatures reçues, nous nous réservons le droit de limiter le nombre de candidatures en adéquation avec les critères de diplôme (et orientation) et d’expérience éventuelle. Toutes nos offres d’emploi sont accessibles prioritairement au personnel interne.

Date limite de candidature : 01/12/2024 inclus

Postuler en ligne

Contact

Bérengère Sobrie - Conseillère en Recrutement & Sélection

0492/19 40 40