Assistante administrative / Assistant administratif (F/H/X) réf. : 2025-009

Saint-Gilles

Le service Facilities est composé de cinq cellules : archives, infographie, courrier & accueil, reprographie et entretien/cafétéria. Il dépend de la Direction Logistique.

La Direction Logistique est responsable de l’atteinte des objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'ONE. Elle est composée des services Achats, Travaux et Facilities.

Fonction

Vous offrez un support administratif au Responsable du Service Facilities et à la Direction Logistique. Vous apportez également un soutien administratif et logistique dans les tâches liées aux différentes cellules du service Facilities, en remplacement ou en renfort.

• Créer et gérer des tableaux de bord et des plannings (Excel) en vue d’optimaliser le fonctionnement du service
• S’informer des tarifs et règles des envois « Bpost » en vue de pouvoir conseiller et optimiser les coûts. Être la personne de référence B-post pour les envois de la Direction Logistique.
• Rédiger des documents administratifs (courriers fournisseurs, notes internes, …)
• Gérer les boîtes mails génériques (réponse personnalisée et orientation du message)
• Gérer les plaintes relatives aux différentes cellules du service Facilities et participer à la résolution de celles-ci
• Gérer les documents en lien avec l’activité du service (bordereaux, suivi finances, tableau de suivi, …)
• Planifier et participer aux réunions des différentes cellules le cas échéant
• Réaliser des PV et tableaux de suivi lors des réunions d’équipe
• Réaliser des marchés publics en lien avec les activités du service
• Effectuer des contrôles de l’entretien du bâtiment via le logiciel ad hoc
• Participer à la gestion du parking de l’administration centrale de l’ONE (gestions des problèmes, des demandes spécifiques, contrôle, …)
• Commander les fournitures pour la cafétéria, gérer le stock et traiter les factures relatives aux commandes
• Répondre aux questions des collègues concernant la réservation et l’équipement des salles de réunions
• Effectuer des remplacements spécifiques au sein des cellules du service Facilities afin de garantir la continuité de service ou l’accomplissement de projets ponctuels et particuliers

Profil recherché

• Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
• Vous justifiez au minimum 2 années d’expérience dans une fonction administrative  
• Vous avez une bonne connaissance d’Excel (ainsi que de la suite office en général) et savez jongler entre les différents tableurs.
• Idéalement, vous maitrisez les procédures d’envoi B-post ou vous êtes à même de les assimiler rapidement.
• Vous êtes capable de rédiger un PV de réunion, mail ou courrier sans faute d’orthographe tout en soignant la syntaxe. Vous adaptez votre communication à votre interlocuteur (interne ou externe à l’ONE).
• Vous connaissez les techniques de classement et d’archivage.
• Vous assistez le Responsable du service Facilities. Pour cela, vous faites preuve de proactivité, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de vos tâches
• Vous êtes une personne orientée « usager » et solutions dans la gestion des plaintes et de la boite mail du service.
• Vous êtes une personne rigoureuse et vous avez à cœur de bien faire votre travail le tout dans une ambiance conviviale.
• Vous êtes à l’aise avec l’apprentissage de nouveaux outils informatiques.

Offre

• 2.570,81 € bruts mensuels à l’indice actuel & 2 années d’ancienneté) - Echelle barémique 200/1 ;
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €) ;
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail) ;
• Pécule de vacances ;
• Prime de fin d’année ;
• 27 jours de congé annuel ;
• Jours fériés extra-légaux ;
• Congés du 25/12 au 01/01 ;
• Larges possibilités de formations en cours de carrière ;
• Plage horaire flexible ;
• Télétravail jusqu’à 10 jours par mois ;

Égalité des chances

L’ONE s'engage à promouvoir la diversité et le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de l’âge, d’un éventuel handicap, des convictions personnelles, culturelles, philosophiques et religieuses.

Nos conseillères et conseillers en sélection veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées.

Pour les personnes en situation de handicap, des aménagements raisonnables sont envisagés. Pour cela, nous invitons vivement les candidats à nous transmettre leurs demandes d’aménagement nécessaire dans le formulaire.

Postuler

La sélection se déroulera par :

1. Entretien de sélection portant sur la motivation et les compétences humaines et techniques le 25/02/2025

Sur base du nombre de candidatures reçues, nous nous réservons le droit de limiter le nombre de candidatures en adéquation avec les critères de diplôme (et orientation) et d’expérience éventuelle. Toutes nos offres d’emploi sont accessibles prioritairement au personnel interne.

Date limite de candidature : 13/02/2025 inclus

Postuler en ligne

Contact

Laurane Lecoq  - Conseillère en Recrutement & Sélection

0492/19 52 70