Secrétaire
En tant que secrétaire d’une consultation ONE, je prends en charge les aspects administratifs de l’organisation de la consultation et veille au bon fonctionnement général de la structure, à l’accueil des familles et au bon déroulement des séances en collaboration avec le président, le trésorier et le référent.
Quelles sont les tâches de la secrétaire ou du secrétaire ?
- Rédiger et envoyer aux volontaires la convocation (e-mail ou courrier) aux réunions de comité ;
- Etablir les PV des réunions de comité et les communiquer à tous les volontaires après en avoir conservé un exemplaire à archiver ;
- Tenir à jour les registres de fréquentation des séances ;
- Participer à l’élaboration et la réalisation du programme annuel d’activités (PAA) et du projet santé parentalité (PSP) coordonnés par le partenaire enfants-parents (PEP’s) ;
- Collaborer avec tous les volontaires du comité ;
- Collaborer avec le PEP’s et le médecin ainsi qu’avec le coordinateur accompagnement, la direction des consultations et visites à domicile (DCVD) et tous les services administratifs et subrégionaux.
Profil
- Avoir 18 ans ;
- Ne pas avoir dépassé l’âge de 70 ans accomplis (veille des 71 ans), avec possibilité de dérogation jusqu’à 75 ans accomplis ;
- Etre apte, notamment en termes de santé, à assurer la fonction ainsi que le bon fonctionnement de la structure, particulièrement en ce qui concerne la sécurité des enfants et des familles ;
- Connaître la langue française orale et écrite ;
- Avoir des affinités avec les tâches administratives (rédaction de courriers, PV et/ou mails,…) ;
- Se sentir prêt à s’engager dans un bénévolat régulier et à respecter son engagement dans la durée ;
- Etre dynamique et disponible ;
- Etre bienveillant et chaleureux ;
- Respecter le secret professionnel ainsi que les règles de déontologie et d’éthique.
Comité de volontaires
Les volontaires de la consultation forment le comité et sont responsables, ensemble, de l’organisation, du fonctionnement, de la promotion et de la gestion financière de la consultation, en ce compris les tâches dévolues aux présidents, secrétaires, trésoriers et référents. les médecins et PEP’s actifs dans la consultation font partie de droit du comité de consultation, avec une voix consultative.
Précisément, en plus des tâches spécifiques à chaque fonction, les volontaires veillent ensemble :
- au bon état des locaux et à leur équipement (chauffage, éclairage, hygiène, propreté, décoration, entretien,…) ;
- à effectuer les achats nécessaires (denrées pour l’accueil des familles, produits de nettoyage,…) ;
- au recrutement de nouveaux volontaires.
Les présidents, secrétaires, trésoriers et référents peuvent se répartir ou déléguer tout ou une partie de leurs tâches, à l’exception de la tâche de relais d’information du référent. néanmoins, toutes doivent être réalisées dans les faits.